업무 시간의 대부분은 ‘데이터 수집’과 ‘보고’에 쓰입니다. 사내 회의 참석 여부 조사, 고객 설문 응답, 교육 신청, A/S 요청 접수, 그리고 그 데이터를 다시 정리하고 보고서로 만드는 작업까지. 이 모든 과정을 효율화할 수 있는 무료 도구가 있습니다. 바로 구글 폼(Google Forms)과 구글 스프레드시트(Google Spreadsheet)의 조합입니다.
1. 구글 폼과 스프레드시트는 왜 함께 써야 할까?
구글 폼은 설문, 신청서, 피드백 수집 등 다양한 데이터를 누구나 손쉽게 만들고 받을 수 있는 무료 도구입니다. 폼만으로는 데이터 관리와 분석에 한계가 있지만, 스프레드시트와 연동하면 입력부터 분석까지 원스톱 자동화가 가능합니다.
- 실시간 데이터 저장
- 자동 필터링, 분류, 집계
- 차트 시각화 및 메일 자동 발송
- Google Apps Script로 알림 및 보고서 생성
2. 실전 예시: 회의 참석 여부 조사 자동화
회의 참석 여부를 구글 폼으로 받고, 스프레드시트에 실시간 반영되도록 설정한 뒤, 조건별로 자동 집계와 요약이 가능합니다.
- 폼 구성: 이름, 참석 여부, 의견 입력
- 스프레드시트 연결: 응답이 자동 기록됨
- 함수 예시:
=COUNTIF(),=FILTER(),=TODAY() - Apps Script로 메일 자동화:
function sendSummaryEmail() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("응답 시트");
var data = sheet.getRange("A2:B").getValues();
var emailBody = "이번 주 회의 참석 현황 요약입니다.\n\n";
for (var i = 0; i < data.length; i++) {
emailBody += data[i][0] + ": " + data[i][1] + "\n";
}
MailApp.sendEmail("팀장@example.com", "주간 회의 참석 요약", emailBody);
}
3. 고객 응대 및 피드백 수집 자동화
피드백, 불만, 서비스 요청 등을 구글 폼으로 수집한 뒤 스프레드시트에서 자동 분류와 대응까지 설정할 수 있습니다.
- 자동 감사 메일: onFormSubmit 트리거로 자동 발송
- 조건 필터: 불만족 선택 시 “주의 요망” 표시
- 차트 시각화: 만족도 요약 그래프 자동 생성
4. Google Apps Script 고급 활용
자동화 수준을 높이고 싶다면, Apps Script로 외부 앱과도 연동할 수 있습니다.
예: 슬랙에 자동 알림 보내기
function notifySlack() {
var webhookUrl = "https://hooks.slack.com/services/WEBHOOK_ID";
var payload = {
text: "📬 새로운 고객 피드백이 접수되었습니다. 스프레드시트를 확인하세요!"
};
var options = {
method: "post",
contentType: "application/json",
payload: JSON.stringify(payload)
};
UrlFetchApp.fetch(webhookUrl, options);
}
5. 교육 신청 자동화 시스템 예시
- 폼으로 신청 받고 시트에 저장
=IF(COUNTIF(range, "참석")>20, "대기", "확정")로 자동 분류- 참석자 명단 자동 추출 및 메일 발송
마무리하며
구글 폼과 스프레드시트를 함께 사용하면 단순한 업무도 자동화 시스템으로 탈바꿈시킬 수 있습니다. 반복되는 작업을 줄이고, 중요한 업무에 더 많은 시간을 투자하세요. 누구나 할 수 있는 자동화, 지금 시작해 보세요. 많은 툴 중에 특히 구글은 무료로 고급기능을 사용할 수 있는 유일한 툴입니다. 시간만 한번 들인다면 얼마든지 자동화와 전산화가 가능해 많은 시간을 아끼고 확보할 수 있습니다.